Datenschutzerklärung
Wir bei selpinarvox nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln sie vertraulich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen
Stand: 15. Januar 2025Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie selpinarvox mit Ihren Daten umgeht. Wir sammeln nur das, was wir wirklich brauchen. Und nutzen es ausschließlich dafür, unsere Dienstleistungen zu verbessern.
Finanzberichterstattung erfordert manchmal sensible Informationen. Deshalb arbeiten wir nach höchsten Sicherheitsstandards und halten uns strikt an die DSGVO sowie andere geltende Datenschutzgesetze in Deutschland und Europa.
Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
selpinarvox
Niederstraße 12-16
45141 Essen, Deutschland
Telefon: +493381410298
E-Mail: support@selpinarvox.com
Welche Daten wir sammeln
Bei der Nutzung unserer Website und Dienste verarbeiten wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Die Art der Daten hängt davon ab, wie Sie mit uns interagieren.
Daten bei der Website-Nutzung
- IP-Adresse und technische Informationen über Ihr Gerät
- Browsertyp und Version, Betriebssystem
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Besuchte Seiten und verwendete Funktionen
- Referrer-URL der zuvor besuchten Seite
Kontakt und Kommunikation
- Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Unternehmensinformationen, falls relevant
- Inhalt Ihrer Nachrichten und Anfragen
- Kommunikationsverlauf mit unserem Team
Kundendaten bei Dienstleistungsnutzung
- Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen
- Projektbezogene Dokumente und Unterlagen
- Finanzdaten für Berichterstattungszwecke
- Vertragsrelevante Informationen
Wie wir Ihre Daten nutzen
Jede Datenverarbeitung bei uns hat einen konkreten Zweck. Wir nutzen Ihre Informationen nicht für Dinge, die Sie nicht erwarten würden.
| Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Bereitstellung der Website und technische Funktionen | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | 7 Tage (Server-Logs) |
| Beantwortung von Anfragen und Kommunikation | Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) | Bis zur vollständigen Bearbeitung + 3 Jahre |
| Erbringung unserer Dienstleistungen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) | Vertragsdauer + 10 Jahre (steuerrechtlich) |
| Verbesserung unserer Angebote | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | Bis zu 2 Jahre nach letzter Interaktion |
| Erfüllung gesetzlicher Pflichten | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) | Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen |
Wichtig zu wissen
Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte. Auch nutzen wir sie nicht für Werbezwecke außerhalb unserer eigenen Dienstleistungen. Ihre Finanzdaten werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt.
Weitergabe an Dritte
Manche Aufgaben können wir nicht alleine erledigen. In solchen Fällen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Partnern zusammen.
Hosting und technische Dienstleister
Unsere Website wird auf Servern innerhalb der EU gehostet. Der Hosting-Anbieter hat Zugriff auf technische Daten, arbeitet aber ausschließlich nach unseren Weisungen und ist vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.
Auftragsverarbeiter
Wir nutzen Dienste für E-Mail-Kommunikation, Datenspeicherung und Analysezwecke. Alle diese Anbieter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden und verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag.
Gesetzliche Anforderungen
In bestimmten Fällen sind wir rechtlich verpflichtet, Daten an Behörden weiterzugeben. Das passiert aber nur, wenn eine rechtliche Grundlage vorliegt – etwa bei steuerrechtlichen Prüfungen oder behördlichen Anordnungen.
Ihre Rechte
Die DSGVO gibt Ihnen umfangreiche Rechte bezüglich Ihrer Daten. Diese Rechte nehmen wir ernst und setzen sie zeitnah um.
Auskunftsrecht
Sie können jederzeit erfahren, welche Ihrer Daten wir gespeichert haben. Wir stellen Ihnen diese Informationen kostenlos zur Verfügung.
Berichtigung
Falsche oder unvollständige Daten? Teilen Sie es uns mit, und wir korrigieren sie umgehend.
Löschung
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen. Wir prüfen jeden Fall individuell.
Einschränkung
Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken lassen, wenn Sie etwa die Richtigkeit bestreiten.
Datenübertragbarkeit
Ihre Daten gehören Ihnen. Auf Wunsch erhalten Sie sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.
Widerspruch
Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie der Verarbeitung widersprechen.
So machen Sie Ihre Rechte geltend
Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an support@selpinarvox.com oder einen Brief an unsere Geschäftsadresse. Wir benötigen dann eine Kopie Ihres Ausweises, um sicherzustellen, dass wir Daten nur an die richtige Person herausgeben.
Normalerweise antworten wir innerhalb von zwei Wochen. Komplexere Anfragen können bis zu einem Monat dauern – in diesem Fall informieren wir Sie aber rechtzeitig darüber.
Datensicherheit
Finanzdaten erfordern besondere Sorgfalt. Deshalb haben wir mehrere Sicherheitsebenen eingerichtet.
Technische Maßnahmen
- SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
- Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme
- Sichere Authentifizierungsverfahren
Organisatorische Maßnahmen
- Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip
- Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter
- Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beschäftigten
- Dokumentierte Prozesse für den Umgang mit Datenschutzvorfällen
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Maßnahmen
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen: Absolute Sicherheit gibt es nicht. Wir tun aber alles in unserer Macht Stehende, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen.
Cookies und Tracking
Unsere Website nutzt derzeit nur technisch notwendige Cookies. Diese sind erforderlich, damit die Seite überhaupt funktioniert – etwa um Ihre Spracheinstellung zu speichern.
Marketing-Cookies oder Tracking-Tools von Drittanbietern setzen wir nicht ein. Sollte sich das in Zukunft ändern, informieren wir Sie natürlich vorab und holen Ihre Zustimmung ein.
Technisch notwendige Cookies
Diese Cookies werden automatisch gesetzt und sind für den Betrieb der Website erforderlich. Sie können in Ihrem Browser gelöscht werden, allerdings funktionieren dann möglicherweise nicht alle Funktionen der Website.
Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es notwendig ist. Danach löschen oder anonymisieren wir sie.
Allgemeine Grundsätze
Die Speicherdauer richtet sich nach dem ursprünglichen Zweck der Datenerhebung. Anfragedaten löschen wir etwa nach drei Jahren, wenn keine Geschäftsbeziehung zustande gekommen ist.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Manche Daten müssen wir länger aufbewahren – beispielsweise steuerrelevante Unterlagen für zehn Jahre. Das ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Nach Ablauf dieser Fristen löschen wir die Daten umgehend.
Vertragsdaten
Während einer laufenden Geschäftsbeziehung speichern wir alle vertragsrelevanten Daten. Nach Vertragsende gelten dann die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder – falls keine gesetzliche Pflicht besteht – löschen wir die Daten nach zwei Jahren.
Internationale Datentransfers
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union. Alle unsere Server stehen in Deutschland oder anderen EU-Mitgliedstaaten.
Sollte es ausnahmsweise notwendig sein, Daten in ein Drittland zu übertragen, stellen wir durch geeignete Garantien sicher, dass das Datenschutzniveau dem der DSGVO entspricht. Das können Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder andere anerkannte Mechanismen sein.
In solchen Fällen informieren wir Sie vorher über den Transfer und die getroffenen Schutzmaßnahmen.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Manchmal müssen wir diese Erklärung anpassen – etwa wenn wir neue Dienste einführen oder sich gesetzliche Anforderungen ändern.
Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite. Das Datum der letzten Aktualisierung steht ganz oben. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail, sofern wir Ihre Kontaktdaten haben.
Wir empfehlen Ihnen, diese Seite gelegentlich zu besuchen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Beschwerderecht
Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten, sprechen Sie uns bitte zuerst direkt an. Wir klären die Sache dann gemeinsam.
Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für uns ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Fragen zum Datenschutz?
Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, kontaktieren Sie uns gerne.